Sadržaj
U poslovnom svetu se sve više govori o veštini upravljanja vremenom. Da li je to samo pitanje “dobre organizacije” ili zaista postoje načini da radite pametnije i tako poboljšate svoju produktivnost?
Ukoliko ste konstantno pod utiskom da nemate dovoljno vremena da ostvarite sve obaveze na dnevnom ili nedeljnom nivou, sigurno je da ste se zapitali kako da to popravite. Činjenica je da svi imamo 24 sata na raspolaganju svakog dana, ali da neki ljudi ipak postižu više od drugih. Njihova “tajna” je u tome što dobro upravljaju vremenom.
Kako se stiče ova veština i da li je zaista moguće organizovati se tako da radite pametnije, a ne napornije? Pročitajte kako da uradite više za manje vremena, čak i kad ste pod velikim pritiskom i kada je rok za završetak obaveza kratak.
Koje su prednosti dobrog upravljanja vremenom?
Zbog čega se sve više pažnje poklanja dobroj organizaciji i na koje benefite možete računati ako efikasno upravljate svojim vremenom? Glavna prednost je svakako u većoj produktivnosti. Kada radite pametno i ostvarujete veći učinak za kraće vreme, onda doživljavate manje stresa na radnom mestu i stičete bolju profesionalnu reputaciju.
Visok ugled u poslovnoj sferi povećava vaše šanse za napredovanje, a samim tim su i mogućnosti za ostvarivanje životnih i karijernih ciljeva brojnije. Vešto upravljanje vremenom donosi osećaj kontrole i bolje samopouzdanje.
Dobra vest je da se organizacija može naučiti i da pojedine kompanije sprovode treninge i obuke ne bili pomogle svojim zaposlenima da produktivnije rade. Čak i ako ste početnik i tražite prvi studentski posao, možete ovladati ovom veštinom. Neki od privremenih angažmana koje nudi omladinska zadruga Niš, na primer, mogu poslužiti u ove svrhe kao dobra praksa. Prema tome, prvi korak je da preispitate koliko dobro umete da organizujete svoje vreme i kako da postignete poboljšanje na tom polju.
Koliko dobro upravljate svojim vremenom?
Pokušajte da procenite svoje trenutne navike i veštine. Umete li da upravljate vremenom tako da obavite sve važne obaveze? Kakav balans postoji između radnih zadataka i kada izdvojite vreme za određeni projekat koliko ste u stanju da se fokusirate i završite?
Imajte na umu sledeće, dobro upravljanje vremenom se pre svega odnosi na postignute rezultate, a ne na aktivnosti koje obavljate. Nije isto biti zauzet i efikasan, a činjenica je zapravo da većina ljudi usled prevelike zauzetosti i opterećenosti poslom manje postiže.
Da li postoje alati za upravljanje vremenom?
Da biste savladali uobičajene izazove upravljanja vremenom, potrebno je da procenite svoje navike i pronađete način da ih unapredite. Dobra organizacija vremena u velikoj je meri povezana sa dobrom organizacijom okruženja i – razmišljanja.
Pametno upravljanje vremenom uglavnom se oslanja na planiranje, beleženje i razmišljanje o aktivnostima koje treba da obavimo. Dakle, potrebno je da vodimo evidenciju i liste obaveza, kao i da kreiramo akcione planove koji će nam pomoći da zacrtane ciljeve ostvarimo.
Određivanje prioriteta
Možete postići više kada počnete da posvećujete vreme pravim stvarima. Pravo pitanje je: kako da znate koji su vaši prioriteti?
Od velike pomoći može biti Ajzenhauerov princip hitnosti/važnosti. U pitanju je Ajzenhauerova matrica sa četiri kvadrata, na osnovu koje određujemo koji su nam zadaci hitni, a koji su važni i kojim redosledom treba da ih radimo. Prema ovom principu hitne i važne zadatke treba da završimo odmah. Sledeći na listi proriteta su važni zadaci koji nisu hitni – njihovo obavljanje treba da isplaniramo.
Zadaci koji su hitni i nisu važni pripadaju grupi obaveza koje možemo da delegiramo, odnosno da prepustimo nekom drugom da uradi. Na kraju tu su zadaci koji nisu hitni, ali nisu ni važni – njih ne bismo uopšte trebali da radimo.
U svakodnevnom poslovnom svetu može biti izazovno odrediti koji zadatak gde pripada, ali je ključno da se između zahteva napravi razlika. Pored toga obavezno istražite koliko vremena će vam trebati za svaki projekat da biste mogli da isplanirate radni dan.
Planiranje
Pošto se prioriteti poslože, potrebno je napraviti konkretan i detaljan plan i raspored obavljanja zadataka. Uglavnom se korisnim pokazalo kada se teži zadaci urade na početku radnog vremena. Procenite koje obaveze zaslužuju status “jutarnjeg” zadatka i čije izvršenje bi vam donelo najveće olakšanje. Mnogi ljudi dožive nalet elana kada završe glavne obaveze i spremniji su da sa lakoćom obave mnogo više “manjih” zadataka do kraja dana.
Postavljanje ciljeva
Najuspešniji „menadžeri vremena“ imaju jasne ciljeve kojima treba da teže. Oni razvijaju SMART ciljeve i efikasno raspoređuju svoje vreme. Ne rasplinjuju se i nisu neodređeni kada treba postaviti konkretne zadatke ispred sebe. “Mapiranje” je zapravo moćan način da jasno vidite svoje ciljeve i koliko vremena vam je potrebno za njihovo ostvarenje. To umnogome pomaže da ostanete motivisani čak i u slučaju višemesečnih projekata.
Da biste ostali posvećeni svojim planovima i pametnije se organizovali izdvojte posebno vreme da zapišete lične izjave o misiji – gde želite da budete za godinu, tri, pet i deset godina. Vizija o budućem uspehu može i te kako da pomogne da ostanete na svom putu i istrajete u obavljanju čak i onih “dosadnih” zadataka.
Koncentracija i fokus
Mnogi ljudi imaju poteškoća da obave važne zadatke čak i kada odrede dovoljno vremena zbog slabe koncentracije. Ukoliko imate problema da se fokusirate ili vas konstantno ometaju – kolege, mobilni telefon ili nešto treće, vreme je da preispitate okolnosti u kojima radite. Važno je da svesno ulazite u “fokusirano stanje” svaki put kada preuzmete na sebe da neki zadatak obavite.
Od velike koristi može biti da isključite ton ili obaveštenja na telefonu, upotrebite neki od alata za organizaciju vremena kao što je Pomodoro, na primer, i sa punom koncentracijom radite na nekom projektu 20-30 minuta. Kao što je bitno da izdvojite vreme za kraće pauze, kada ćete odmoriti i opustiti se, veoma je važno da “period za rad” bude sa isključivim fokusom na zadatak koji obavljate.
Upravljanje vremenom kao veština koja se vežba
Čak i sa najboljim namerama i obiljem moćnih taktika, previše je lako vratiti se lošim navikama i “izgubiti igru sa vremenom”. Nemojte da vas to obeshrabri, već se svaki put svesno vratite efikasnoj organizaciji. Prestanite da odlažete važne zadatke, iskoristite vreme za pauze za istinski odmor i oslonite se svakodnevno na samodisciplinu.
Redovno planiranje i preraspodela prioriteta će vam pomoći da izgradite dugoročne navike i upravljate vremenom kao profesionalac. Na kraju, upravo se u profesionalnom ophođenju prema poslu i sopstvenim resursima ogleda visok stepen produktivnosti i kompetentnosti koji želite da postignete.
